Fakturor, faktureringsrutin och kassakvitton

Syftet med detta kapitel är att ge dig tips på hur en bra kundfaktura kan se ut. Du som har kontantförsäljning får också råd.I det förra kapitlet beskrev vi vilka krav som ställs på en fullgod verifikation enligt bokföringslagen.

När du säljer, vare sig det är kontant eller mot faktura, ska det underlag du lämnar till din kund kunna utgöra en fullgod verifikation hos kunden likväl som hos dig själv. En kundfaktura eller kassakvitto ska därför innehålla alla de uppgifter som en verifikation ska innehålla. Därutöver kan annan lagstiftning ställa krav på extrainformation.

Faktura

Utseendet på fakturan bestämmer du själv. Men den bör innehålla alla uppgifter som finns i exemplet här bredvid.

1. FRÅN VEM – ditt företags fullständiga namn och adress, momsregistreringsnummer samt uppgift om innehav av F-skattsedel i förekommande fall. Det är också lämpligt att komplettera med telefonnummer, bank- och plusgironummer. I aktiebolag måste den ort där styrelsen har sitt säte anges om den skiljer sig från angiven postadress.
2. TILL VEM – kundens fullständiga namn och adress. Kundens/företagets namn skrivs före eventuellt personnamn. Var noga med att ange korrekt kundnamn – artigt mot kunden men också juridiskt viktigt.
3. FAKTURADATUM – vilken dag fakturan skrivs ut och eventuellt order/leveransdatum.
4. FAKTURANUMMER. Av bokföringen ska det klart och tydligt framgå att alla dina leveranser har fakturerats och bokförts. Fakturor med förtryckta nummer är därför praktiskt. Skulle du skriva fel på en förnumrerad faktura, ska originalet sparas med påskrift om att den inte använts. I bokföringen ska nämligen nummerserien vara obruten. Om du numrerar fakturorna själv, ska numren vara i löpande följd.
5. VAD FAKTURAN AVSER. Alla kunder vill klart och tydligt veta vad fakturan avser. Därför bör den vara tillräckligt specificerad. Även mervärdeskattelagen ställer krav. För varor: varubeteckning, antal, pris per styck samt datum för försäljningen. För tjänster: antal timmar och pris per timme samt när tjänsten utfördes. Tillkommer t ex utlägg som du haft för kundens räkning. Alternativt kan du hänvisa till följesedel e dyl. med detaljerade uppgifter. I så fall blir även underlaget en del av verifikationen.
6. BELOPP – totalsumma att betala. För att det inte ska råda tveksamhet om vilken dag som är senaste betalningsdag, bör förfallodagen anges. Vanligt är 30 dagar efter fakturadatum, me 20 och 10 dagar förekommer också. Detta bör du göra upp med kunden vid ordertillfället. För att man ska rätt att ta ut ränta vid en försenad betalning, ska detta anges på fakturan. Sådan dröjsmålsränta kan tas ut enligt reglerna i räntelagen, t ex 8 % över gällande referensränta.
7. MOMS – Du måste tydligt ange momsbeloppet i både procent och kronor. Det behövs både för din egen skull och för fakturamottagarens. Momsbeloppet får avrundas till hel krona.

Faktureringsrutin

Det är praktiskt att använda sk fakturaset (original + 2 eller flera olikfärgade kopior). Originalet och eventuellt en kopia sänds till kunden, en kopia sätts in i pärmen ”Verifikationer” och en kopia i en pärm med obetalda kundfakturor. En ytterligare kopia kan sättas in i pärm tillsammans med dina egna underlag och beräkningar.

Fakturaset kan beställas från tryckeriet men genereras oftast från det egna ekonomisystemet. Fakturorna har nedtill en plusgiro – eller bankgirotalong för kunden.

Om kunden önskar sin faktura mejlad så finner du här två olika fakturamallar, en i pdf och en i Excel som du kostnadsfritt får använda hur mycket du vill.

När betalning kommer antecknar du det på fakturakopian och flyttar över den till pärmen för betalda fakturor.
Du passar samtidigt på att notera vilka kunder som inte betalat. Sena inbetalningar innebär förlorade ränteintäkter för dig. Praxis är att skicka första betalningspåminnelsen senast tio dagar efter förfallodagen – till exempel en kopia på fakturan med tillägget: ”Påminner härmed om betalning av denna faktura”. Och så datum och hälsningar N.N. Eller också tar du kontakt per telefon.

Betalar inte kunden efter första betalningspåminnelsen, kan det vara allvarligare. Då måste du vidta andra åtgärder. Det är viktigt att du aktivt försöker undvika kundförluster.

Kassakvitto

Kassakvitton och kvittenser ska innehålla samma uppgifter som andra verifikationer: företagets namn och momsregistreringsdatum, kundens namn, datum för transaktion, vad transaktionen avser och belopp – varav moms. Pappershandeln har färdiga blanketter.
Inom dagligvaru- och detaljhandeln behöver man normalt inte ange motpartens namn på kvittot. Då kan kassakontrollremsa och tömningskvitto från kassaapparaten användas som verifikation. Har du många kassaapparater, kan du under vissa speciella villkor ersätta kontrollremsan med en manuell upprättad kassarapport.

RÅD

Fakturera regelbundet och ofta. Det är en av förutsättningarna för ditt företags framgång. Fakturera gärna din kund så fort du levererat beställda varor eller utfört beställda tjänster. Om du tänker på hur lång tid det förflyter mellan den dag du gör en prestation eller säljer en vara, till dess du verkligen har fått betalt för fakturan, ser du konsekvensen av om du väntar för länge med faktureringen. Penningflödet – likviditeten – blir bättre ju oftare och ju snabbare du fakturerar.