Mental påverkan: Optimera processen på 3 dagar

För att slippa stress behöver du veta:

VAD du ska göra, NÄR du ska göra det och i allra bästa fall HUR du ska göra det. Du behöver minimera onödig tid på att påminna varandra eller tjata om en utlovad uppgift för att kunna gå vidare i processen.

Verksamheten behöver göra en processoptimering för att få 15% ökning av effektiviteten.

De allra flesta offentliga verksamheten som jag kommer i kontakt med tror att ärendehantering är EN process.

Detta är så fel det kan bli. Det finns inte en ärendeprocess.

Organisationerna har ofta mer än 500 ärendeprocesser per verksamhet.

En del tror t o m att diarieföring är en ärendeprocess, vilket (i vår värld) är helt felaktigt. Diarieföring ute i verksamheter sker oftast i ett statiskt ärendehanterings- eller dokumenthanteringssystem som endast har till uppgift att följa ett dokument (ärende) i en databas. Här kan vi inte se all den information vi behöver för att kunna förändra eller förbättra. Vi kan inte se hur lång tid det tog att göra uppgiften, vem som varit inblandade fullt ut eller hur lång tid uppgiften låg på resp bord i väntan på information osv (för att ta några små viktiga detaljer). Vi kan inte heller avgöra vilken typ av ärenden som oftast stannar i processen, eller vilka avdelningar som är överbelagda och har flaskhalsar eller vilka personer som får ärenden som kräver mer information vilket innebär ännu mer väntetid osv.

Varje ärendeprocess behöver optimeras och synliggöras.

Vi måste ha kortsiktig information för att kunna utföra arbetsuppgiften, men vi behöver dessutom ha långsiktigt information för att kunna förbättra och effektivisera processen.

Om vi inte får tillgång till denna långsiktiga information, blir vår ansträngning till förbättring bara en gissningslek.

I de fall verksamheterna inte har tillgång till automatisk, långsiktig information, måste de anställda lägga ner en massa jobb på att få fram detta.

Ibland använder de metoder som Lean, 6 Sigma eller liknande.

Samtliga dessa metoder kan användas för att få fram information om besparingsåtgärder. Men dessa metoder kräver att verksamheterna följer upp detta – helst varje dag – för att åtgärden ska effektueras. Detta tar tid (dvs sparar inte tid!).

Jämförelsevis har vi konstaterat att det tar i snitt 32 månader att förändra en process baserat på någon av dagens metoder. Därför har vi gjort en sökning av metoder på marknaden och nu äntligen hittat en metod som åstadkommer ett resultat på 3 dagar.