Starta
Driva & Utveckla
Marknadsföring
Ekonomi
Mer

Mätbara mål och processer

Dela artikeln
tisdag, 19 januari 2010 0

Förra delen hittar du här.

För att säkerställa ett resultat för kvalitetsarbetet, behövs alla punkterna nedan:

1. Text
2. Bild
3. Förmågan att mäta – Synligt RESULTAT

I bästa fall och helst, automatisering, som kan ge mig en analys baserad på fakta, och som handgripligen tar vid där jag själv inte alltid förstår, och som samtidigt gör så att vi slipper gissa.

De flesta kvalitetsarbeten inom verksamheter saknar därför en del för att det ska bli effektivt för verksamheten. När jag varit ute i olika verksamheter, är det ytterst sällan jag ser att ovanstående finns. De flesta anställda lägger dessutom själva sin egen tolkning i dessa kvalitetsdokument, såväl som alla dokument rörande visioner, mål, affärsplaner etc. Nominaliseringar, dvs ord som inte är mätbara, förekommer ofta och mycket.

Jag har roat mig att läsa flertalet verksamheters visions- och måldokument. Nedan ser du några intressanta nominaliseringar:

  • ”...agera på affärskritisk feedback” (undrar om vi kan lägga feedback i lådan?)
  • ”...göra det till en begränsad risk” (undrar om vi kan lägga risken i lådan?)
  • ”...ett lokalt engagemang som skapar tillgänglighet...” (undrar om vi kan lägga engagemang och tillgänglighet i lådan?)

Hur ska en anställd kunna agera effektivt när han/hon inte kan tyda dokumentet?? Här krävs ett synbart resultat, dvs mätbara mål såväl som mätbar process för att skapa förutsättning att nå målet. Flertalet verksamheter talar om vilka mål (i bästa fall ”mätbara”) men inte hur dessa ska uppnås. Ändå kräver de effektiva medarbetare!

Effektiva processer måste ständigt förbättras

För att säkerställa ett resultat, dvs att den anställde når målen, krävs:

Mätbart mål såväl som mätbar arbetsprocess för att skapa förutsättning att nå målet.

Inom NLP talar vi om de logiska nivåerna.

Detta är NLP.

Det innebär att samma mening kan betyda minst 5 olika saker, beroende på betoning och uttal. Hur ska vi då kunna säkra att vi förstår vad som egentligen står i ett kvalitetsdokument?

Ex: Jag kan inte skapa den där här! (Bilden ovan)

Jag?
Nej, men kanske någon annan på företaget!
Kan inte?
Här bör vi kanske forska vidare och ta reda på vilken föreställning eller värdering som ligger bakom detta uttagande!
Skapa?
Beror det på kunskapsbrist eller något annat?
Den där!
Kan jag skapa något annat?? Eller har det med mitt beteende att göra?
Här!
Kan jag göra det någon annanstans??

Det räcker definitivt inte med text för att vi ska förstå. Så hur säkerställer vi att en anställd uppnår resultat??
Jo, genom att synliggöra processen.
Hur säkerställer vi att vi alltid är effektiva utifrån processen?
Jo, genom att ständigt förbättra och förnya den!
Hur säkerställer vi att de anställda vet att den förbättrats/förnyats?
Jo, genom att de kan se (och helst via automatisering bli varse) hur processen fungerar.

Skillnad mellan plan och plan

För att säkerställa ett effektivt resultat, måste processen ständigt förbättras:

Genom att synliggöra processen.

Genom att ständigt förbättra och förnya den!

Genom att de anställda kan se (och helst via automatisering bli varse) hur processen fungerar, säkerställer vi att vi får igång den direkt efter förbättring.

För att inte tala om Värdegrunden som ledningen ibland skriver ner i ett dokument. Sedan ska resten av organisationen tolka detta dokument och förstå innebörden, kunna leva upp till detta och vara ett levande varumärke!?

Ta följande mening:
”I den här organisationen tar vi hand om våra kunder.”
Vad betyder det?
Hur definierar du ”ta hand om”? Kan du lägga uttrycket i handen?? Om inte, så kan du inte heller mäta det. Mitt begrepp ”ta hand om” stämmer kanske inte med ditt värdebegrepp.

Tänk dig att du ska ut och flyga. I planet sitter en duktig pilot. Tyvärr har han – för dagen – förlagt sina checklistor, så han kan inte stämma av att allt fungerar som det ska. Hur skulle du då känt dig?? Tror du att det hade uppstått stress; hos piloter och personal såväl som hos resenärerna?? Förmodligen.

På precis samma sätt behöver vi känna att vi behärskar situationen i det dagliga administrativa jobbet.

För detta behövs checklistor (något som antingen inte finns eller som endast finns i form av punkter på ett block eller – i bästa fall – finns som uppgifter i e-postsystemet). 

Samtliga de handlingsplaner (checklistor) som jag under de senaste 7 år sett ute i organisationer, saknar många väsentligheter för att resultat ska uppnås. 

Ofta har de INTE arbetstiden inberäknad, det finns inte planering för när uppgiften ska göras, uppgiften är alltför stor för att kunna hanteras (en del planer har uppgifter bestående av >400 timmar vilket är en utopi) osv.

När jag arbetar, lär jag oftast ut skillnaden mellan en plan och en plan, dvs vad är det i en handlingsplan som gör att stressen minskar??

Det är inte planen i sig! Planen är en viktig förutsättning för att planeringen i din kalender ska fungera.

Sista delen om rädslor och att kommunicera med ditt undermedvetna

Välj kommun från listan