För att säkerställa ett effektivt resultat, måste processen ständigt förbättras:
Genom att synliggöra processen.
Genom att ständigt förbättra och förnya den!
Genom att de anställda kan se (och helst via automatisering bli varse) hur processen fungerar, säkerställer vi att vi får igång den direkt efter förbättring.
För att inte tala om Värdegrunden som ledningen ibland skriver ner i ett dokument. Sedan ska resten av organisationen tolka detta dokument och förstå innebörden, kunna leva upp till detta och vara ett levande varumärke!?
Ta följande mening: ”I den här organisationen tar vi hand om våra kunder.” Vad betyder det? Hur definierar du ”ta hand om”? Kan du lägga uttrycket i handen?? Om inte, så kan du inte heller mäta det. Mitt begrepp ”ta hand om” stämmer kanske inte med ditt värdebegrepp.
Tänk dig att du ska ut och flyga. I planet sitter en duktig pilot. Tyvärr har han – för dagen – förlagt sina checklistor, så han kan inte stämma av att allt fungerar som det ska. Hur skulle du då känt dig?? Tror du att det hade uppstått stress; hos piloter och personal såväl som hos resenärerna?? Förmodligen.
På precis samma sätt behöver vi känna att vi behärskar situationen i det dagliga administrativa jobbet.
För detta behövs checklistor (något som antingen inte finns eller som endast finns i form av punkter på ett block eller – i bästa fall – finns som uppgifter i e-postsystemet).
Samtliga de handlingsplaner (checklistor) som jag under de senaste 7 år sett ute i organisationer, saknar många väsentligheter för att resultat ska uppnås.
Ofta har de INTE arbetstiden inberäknad, det finns inte planering för när uppgiften ska göras, uppgiften är alltför stor för att kunna hanteras (en del planer har uppgifter bestående av >400 timmar vilket är en utopi) osv.
När jag arbetar, lär jag oftast ut skillnaden mellan en plan och en plan, dvs vad är det i en handlingsplan som gör att stressen minskar??
Det är inte planen i sig! Planen är en viktig förutsättning för att planeringen i din kalender ska fungera.
Monica Ivesköld är internationellt certifierad NLP-coach, certifierad verksamhetsanalytiker och systemadministratör för processoptimering samt certifierad effektivitetskonsult m.m och arbetar med allt från ledarskap och verksamhetsutveckling till processoptimeringar och personlig effektivitet och beteendeförändring, framförallt i södra Sverige men även utomlands (när kunderna såönskar).
"I hela mitt yrkesverksamma liv har jag inriktat mig på människors möjligheter att arbeta smartare och att de därmed ska få uppleva livsglädje både i jobbet och privat."
För att säkerställa ett effektivt resultat, måste processen ständigt förbättras:
RSS för kommentarer
