Starta
Driva & Utveckla
Marknadsföring
Ekonomi
Mer

Planera med kalender - så skapas riktig effektivitet

Dela artikeln
torsdag, 03 december 2009 0

I första delen informerade jag om vikten av att veta VAD du vill samt kartläggningen för att SE och FÖRSTÅ vad du faktiskt gör:

Detta är något som går att förändra med hjälp av mental påverkan. För att göra detta måste du börja med kartläggning av NU:et, sedan fokusera på VAD du vill uppnå.

Således börja med att kartlägga dina resurser (dvs VAD gör du om dagarna), kartlägg sedan VAD du vill/ska enligt din anställning/roll (dvs gör du rätt saker?), fortsätt sedan med att kartlägga själva arbetsprocessen (dvs rutinen för hur du gör) - i rätt ordning - och avsluta med att kartlägga NÄR du gör sakerna (rätt tid), hur lång tid de tar och din struktur, dvs var hittar du din information.

En del människor lägger ner massor av tid och energi på att fundera över saker som ska göras, i stället för att agera direkt. Vi har alla en tendens att skjuta på saker. Uppgiften blir inte mer bekväm för att vi skjuter upp den, men den tar utrymme i vårt mentala genom att vi skjuter på den och detta i sin tur hämmar möjligheterna till kreativitet, produktivitet och effektivitet.

Läs även hur du undviker att prokrastinera

För att eliminera detta måste du börja med att skriva upp VAD du ska göra. Du behöver sedan skriva in NÄR du ska göra det och HUR LÅNG TID det tar.

En papperslista är - i mina ögon – endast avsedd för att vi ska kunna bocka av, vilket ger oss ”må bra”-hormoner. Och DET är oerhört viktigt. MEN den säkerställer inte att du lyckas eller uppnår det du önskar, nämligen klara av själva arbetsuppgiften. Så vill du verkligen att uppgiften ska bli gjord, måste den skrivas in i din kalender. Du måste sedan träna dig i att följa din kalender och synliggöra att du verkligen har uppnått det du förväntade dig. De flesta människor har en reaktiv kalender. Det är en kalender som visar var kroppen ska vara. För att nå ett resultat måste din kalender vara proaktiv, dvs synliggöra i förväg VAD du har TÄNKT.

Därför ska du nu alltid skriva upp i din kalender VAD du tänkt göra och hur lång tid du tror det tar.

Vilket resultat vill verksamheten uppnå?

I förra avsnittet talade vi om surdegarna och att vi skjuter upp saker:

För att eliminera detta måste du börja med att skriva upp VAD du ska göra. Du behöver sedan skriva in NÄR du ska göra det och HUR LÅNG TID det tar.

Så vill du att uppgiften ska bli gjord, måste den skrivas in i din kalender. Därför ska du nu alltid skriva upp i din kalender VAD du tänkt göra och hur lång tid du tror det tar.

Tjänsteproduktion sker ofta med slöseri – vi ser inte helheten (dvs helikopterperspektivet saknas). 

Vi lägger ner massor av tid för att kolla upp och fylla i Excel-formulär etc, saker som – med dagens nya, fantastiska metoder och metodik kan göras med automatik – men ingen tycks känna till fenomenet. De resultatmedvetna anställda inom organisationerna lägger ner mycket tid på att sammanställa rapporter, filer osv (vilket otroligt nog, kan ske per automatik inom effektiva organisationer).

Jag har under senaste veckan kunnat mäta upp många, många timmar ute hos mina kunder där jag ser hur de alla sitter och filar på Excel-blad och Word-dokument för att få någon form av rapport eller statistik. Saker som, till en mycket låg kostnad, skulle kunna ske med automatik.

Under veckan upptäckte jag 2 intressanta typer:

  1. Mätningar som gjorts med hjälp av enkla enkäter där de anställda sedan själva eller via inhyrd personal, skapade rapporter i Word/Excel eller gjorde PowerPoint-presentationer för att synliggöra.
  2. Mätningar för att checka upp hur verksamheten går genom att föra statistik i Word/Excel eller skapa presentationer för att ledningen skulle se och kunna analysera förbättringar för framtiden.

Mången rapport, kalkyl eller presentation görs utifrån någon anställds egen analys, sällan baserad på verkligheten (för den har ännu inte registrerats eller dokumenterats totalt). Och dessutom sker denna analys ofta utifrån hur vi tror att verkligheten ser ut, inte hur den skulle kunna se ut för ökat resultat. Så nummer ett är att verksamheten bestämmer sig för VILKET RESULTAT som ska uppnås.

Och då menar jag inte i pengar räknat, utan utifrån allas intressen.

Koordinera och konsolidera målen

Mången rapport, kalkyl eller presentation görs utifrån någon anställds egen analys, sällan baserad på verkligheten (för den har ännu inte registrerats eller dokumenterats totalt).

Och dessutom sker denna analys ofta utifrån hur vi tror att verkligheten ser ut, inte hur den skulle kunna se ut för ökat resultat. Så nummer 1 är att verksamheten bestämmer sig för VILKET RESULTAT som ska uppnås.
Och då menar jag inte i pengar räknat, utan utifrån allas intressen.

Jag upptäckter dagligen att det sällan sker en intressentanalys inom tjänsteproducerande verksamheter. En intressentanalys – rätt utförd – synliggör att en del saker kolliderar (framförallt resultatmässigt). Därför måste verksamheten börja med att prioritera VILKA resultat som är VIKTIGAST.

Om denna typ av analys saknas, kan den anställde dessvärre inte se och mäta utifrån ett resultatorienterat perspektiv. Det innebär att de som utför arbetsuppgifterna inte alltid är medvetna om vad som förväntas av dem och vilket resultat detta ska leda till. Dessutom är behoven hos de olika målgrupperna ofta motsägelsefulla. Det är inte ovanligt att jag kommer ut till en organisation där målen för Inköp är satta med avseende på minimal lagerhållning medan målen för produktion är satta med avseende på Just-in-time-produktion (vilket kräver ett betydligt större lager). Detta går inte ihop. Målen måste koordineras OCH konsolideras.

Jag har ännu inte sett någon organisation som koordinerar (samarbetar) eller konsoliderar (slår samman) sina projekt, vilket för mig är fullständigt obegripligt. Vilket slöseri med tid och resurser!

Hur ska verksamheten kunna göra en smart planering av samtliga projekt om de inte ser dessa på ett och samma ställe. Här kommer verkligen Excel till sin fulla rätt. Genom att bygga upp EN gemensam handlingsplan för samtliga projekt och sedan bryta ner denna på personer, avdelningar, tid etc, fås en betydligt bättre uppföljning.

MEN fortfarande är en handlingsplan i mina ögon endast ett instrument för att kunna bocka av (dvs få ”må bra”-hormoner). För att säkerställa att planerna hålls, måste alla punkter in i respektive ansvarigs kalender.

Vilka signaler får du när du tittar i din kalender?

I förra avsnittet betonade jag vikten av två saker, nämligen:

Intressentanalysen för att synliggöra önskat RESULTAT:
En intressentanalys – rätt utförd – synliggör att en del saker kolliderar (framförallt resultatmässigt). Därför måste verksamheten börja med att prioritera VILKA resultat som är VIKTIGAST.

Handlingsplaner och kalender-bokningar:
Genom att bygga upp EN gemensam handlingsplan för samtliga projekt och sedan bryta ner denna på personer, avdelningar, tid etc, fås en betydligt bättre uppföljning.

MEN en handlingsplan är endast ett instrument för att kunna bocka av (dvs få ”må bra”-hormoner). 
För att säkerställa att planerna hålls, måste alla punkter in i respektive ansvarigs kalender.

Människorna på arbetsplatserna programmerar sig dessvärre dagligen med negativa upplevelser och hinder. 
Hur många gånger har du inte hört: ”Det går inte” eller ”Det har aldrig fungera här” eller något liknande.

Detta blir en mental, negativ självhypnos. De flesta människor går in i trans (hypnotisk tillstånd) ett par gånger per dag (oavsett om vi är medvetna om det eller inte) och då påverkar vi oss själva (men dessvärre inte alltid till det positiva).

Vad skulle hända om vi kunde påverka oss i positiv riktning?

Scenario:
Tänk dig att du kommer till jobbet, e-posten svämmar över, skrivbordet flyter, arbetsuppgifterna haglar, kunder, kollegor och chefer har anspråk på din tid.

För att bli effektiv måste vi utnyttja alla våra förmågor, dvs det räcker inte med att tänka eller tro något, vi måste tillåta vårt undermedvetna (som styrs av känslor baserat på våra sinnen och minnen) att reagera på ett positivt sätt.

Vilka signaler får du när du tittar i din kalender?

Om den är tom, signalerar den kanske utrymme av ”ledig tid” (där verkligheten oftast är tvärtom). 
Om du har många inbokade möten, signalerar din kalender ett reaktivt beteende, dvs kalendern talar om vad du ska reagera på (i detta fallet är det mötena). 

Ditt undermedvetna behöver få signaler om VAD du skall göra för att förbereda mötet eller om du behöver tid för efterarbete (rapporter) från mötet.

I nästa del går vi igenom: Hur du optimerar processen för effetiva möten

Välj kommun från listan