Starta
Driva & Utveckla
Marknadsföring
Ekonomi
Mer

Svåra samtal - konkreta tips som gör dem betydligt lättare

Dela artikeln
tisdag, 17 januari 2012 1
Goda råd som underlättar samtalen alla drar sig för Goda råd som underlättar samtalen alla drar sig för

De flesta av oss drar oss för de svåra samtalen i livet. Det gäller oavsett om det är i rollen som chef, ledare, förälder, lärare, företagare eller någon annan. För det mesta, är det dock smart att ta upp dem på en gång, när något händer och när de verkligen behövs. Det gäller bara att förbereda sig lite.

Framför allt gäller det den egna attityden och den mentala biten. Se till att vara i balans och försök att ta samtalet utan stress och förutfattade meningar.

Exempel på svåra samtal

  • Missnöje med en anställds eller konsults prestationer
  • Attitydproblem och negativ inställning till arbetetsuppgiften
  • Konflikter och konflikthantering
  • Konfrontera en person som har dålig hygien (anses av många som det svåraste av alla samtal)
  • Uppsägningar, lönesamtal och omplaceringar
  • Ge återkoppling till chefen när chefen gör något du inte gillar eller som är demotiverande
  • Kritisera en kollega på jobbet
  • Att prata med en gruppmedlem som inte håller sin del av överenskommelsen
  • Personliga problem hos en medarbetare som alkoholism, drogmissbruk eller skilsmässa

Ledord och frågeställningar inför samtalet

  • Vad är ditt syfte för att ha en konversation?
  • Vad hoppas du uppnå?
  • Vad skulle vara ett perfekt resultat?

Det finns även ett par enkla ledord som alltid bör följa med oss i interaktionen med andra.

Det allra första ledordet är respekt. Respektera alltid den du samtalar med. När det handlar om att utföra ett svårt samtal är det mer viktigt än någonsin. Först då kan också lösningar och möjligheter att gå vidare ses av båda parter.

Det andra ledordet är att en kommunikation är tvåriktad. Lyssna noga och var inte för upptagen med att säga ditt. Det handlar inte heller om att vinna slaget, det handlar om ett samtal mellan två parter som respekterar varandra. Med det som utgångsläge blir det mycket lättare, vad än det svåra samtalet handlar om. Då kommer inte samtalet att leda till några provokationer som kan leda till ett regelrätt gräl.

Det gäller även om du är den enda samtalspartnern som lyckas hålla dessa två grundpelare.

Saklighet

Kritik ska alltid vara saklig och inte handla om person, utan om händelser och beteenden. Personlig kritik är ute efter att såra och nedvärdera. Det får aldrig vara syftet med ett samtal, hur upprörd och stressad tillvaron än kan vara ibland. Beskriv situationen och berätta hur du upplever det. Ange gärna de punkter som du tycker brister. Det är också bra att redovisa i vilken mån det har lett till missar.

När du kritiseras

När det är du själv som får kritik gäller det att lyssna och ta till sig av det som sägs. Kanske känns kritiken orättvis och då är det än viktigare att lyssna och försöka förstå. Låt det inte bli en provokation till att gräla. Ta istället hänsyn till att personen kan känna sig sårad och inte hittar rätt ord. De flesta av oss ångrar personligt nedsättande uttalanden efteråt. Om du håller huvudet högt, kan den personen som råkar säga sådana saker också komma undan med hedern i behåll. Det kan rädda hela situationen.

Tydlig kommunikation

Det kan kännas svårt att i en konfliktsituation vara klar och tydlig med vad du vill och vad du menar. Det är lätt att slira på orden för att på något sätt försöka medla. Det brukar sällan vara lyckosamt. Det är klart lättare för mottagaren att ta till sig rak kommunikation, när det inte finns någon tvekan i vad som menas. Vid tvetydigheter ökar bara oron och det kan leda till än större kontroverser. Linda därför inte in saker och ting i onödan. Det måste framgå med all önskvärd tydlighet vad som är problemet och vad som gäller. Ta också reda på om personen du talar till verkligen ha förstått budskapet.

Fråga och lyssna aktivt

Det är alltid bra att fråga hur den andre upplever situationen och att inte från början förutsätta att få en viss reaktion. Det gäller också att lyssna på hårda ord. Även om det kan ta emot, är det inte lönt och värt att börja försvara sig till tänderna. Lyssna på det som står mellan de arga orden, och försök utröna vad som är den egentliga orsaken till den andre personens upprördhet. Något är det uppenbarligen. Om du orkar lyssna igenom det, går det också att komma till botten av problemet och att hitta en lösning. För det är där som fokuset på ett jobbigt samtal ska ligga – på lösningen.

10 konkreta tips och förslag som underlättar det svåra samtalet

  • Ett lyckat resultat kommer att bero på två saker: hur du är och vad du säger. Hur du är, dvs din attityd emot situationen och det svåra samtalet (stödjande, nyfiken, öppen för problemlösning) kommer att kraftigt påverka vad du säger.
  • En bra förväntan, oavsett vad det svåra samtalet handlar om, är att det nästan alltid leder till något positivt. Många gånger kommer oväntade saker fram som kan leda till att alla inblandade kan växa som individer.
  • Känn till och återgå till ditt mål med samtalet om ni hamnar i svåra stunder under diskussionen.
  • Förbered väl, sen pang på rödbetan. Det kan dock vara bra att ge en förvarning som kan låta något i stil med: "Det jag kommer att ta upp med dig kan antagligen kännas lite ansträngande eller jobbig." Syftet är att både underlätta för den du ska ha det svåra samtalet med och för att du själv ska ha en inledning som leder rakt på sak.
  • Försök att inte ta verbala attacker personligen. Hjälp din medarbetare/motståndare/partner att komma tillbaka till det sakliga problemet ni försöker lösa.
  • Avsätt gott om tid.
  • Förutsätt inte att personen kan se saker ur din synvinkel.
  • Var beredd på att känslorna kan svalla och personer kan då säga saker de inte riktigt menar.
  • För en del fungerar det att öva samtalet med en vän innan du håller det riktiga.
  • Öva konversationen mentalt. Se olika möjligheter och visualisera dig själv hantera dem med enkelhet. Ha en vision av resultatet du hoppas på.

Vi avslutar med några citat om kommunikation och att lyssna och förstå

- När du vet något, säg vad du vet. När du inte vet något, säg att du inte vet. Det är kunskap. - Kung Fu Tzu (Konfucius)

- Ingenting är så enkelt att det inte kan missförstås. - Freeman Teague, Jr

- Ingen skulle tala mycket i dagens samhälle om de var medvetna om hur ofta de missförstod andra. - Johann Wolfgang von Goethe

- Naturen har skänkt människan en tunga, men två öron, för att vi ska lyssna dubbelt så mycket som vi pratar. - Okänd

- Om en person du talar med inte tycks lyssna, var tålmodig. Det kan helt enkelt vara så att han har lite ludd i ena örat. - Nalle Puh

- När en björn med en mycket liten hjärna tänker ut saker, upptäcker man ibland att en idé som verkade riktigt idéaktig inne i hjärnan, är helt annorlunda när den kommer ut i det fria och andra människor ser på. - Nalle Puh

Lycka till med ditt nästa svåra samtal!

Kommentarer

  • janeo
    janeo söndag, 18 mars 2012

    Bra tips för att handskas med sådana samtal. Gärna mer artiklar om kommunikation då det verkar oftast vara där det brister på i ledarskap och förhindrar att företag växer som de ska. Folk verkar inte veta vad som händer och inte heller känner de sig inspirerade av jobbet och chefen de har.

Senaste nytt

Välj kommun från listan