Starta
Driva & Utveckla
Marknadsföring
Ekonomi
Mer

Vardagseffektivitet

Dela artikeln
torsdag, 18 februari 2010 0

Du har inte tid att ha bråttom, planering är allt.
Planera är att förbereda sig inför kommande utmaningar, uppgifter och åtaganden. Under planeringsprocessen åskådliggörs aktiviteter och händelser som på det ena eller andra sättet påverkar din vardag och framtid.

Vid planeringen analyserar och väger du olika scenarion och möjligheter för att prioritera och klargöra vad och när något ska exekveras.
Planering ökar därför möjligheten till framgång i nyss nämnda områden samt ökar kvalitén på det du utför .

All planering kräver tankeverksamhet, information ska bearbetas och analyseras. Själva tankeverksamheten, processandet ska inte förringas, den ger nämligen upphov till omedvetna och kreativa tankar som många gånger utmynnar i lösningar och nya idéer.
 
Vi människor har en märklig förmåga att agera utifrån andras behov före våra egna. Undvik detta genom att behandla andra människors behov strukturerat och organiserat utifrån ditt eget schema.

Nedan följer ett antal exempel på hur du kan agera för att nå en mer stressfri och samtidigt mer effektiv vardag.

Att hushålla med tiden

  • Avböj mötesinbjudningar till möten vilka du vet att du inte kan bidra till det faktiska resultatet. Att vara restriktiv i sitt möteseltagande är ett enkelt och mycket effektivt sätt att hushålla med sin tid.
  • Utför enklare uppgifter som kräver en mindre insats så snart du kan. På så sätt undviker du att flera små uppgifter ”läggs på hög” och blir en senare börda. 
  • När en medarbetare kommer rusandes in på ditt kontor och påstår sig ha något brådskande fråga dig lugnt och genomtänkt, är ärendet så viktigt att jag bör prioritera bort något annat i min kalender eller kan det vänta? 
  • Större aktiviteter kan kräva en längre kontinuerlig tid utan avbrott. Lägg därför in ”tidsblock” i din planering för dessa större aktiviteter. Om någon vill nå dig under ett tidsblock, säger du artigt men bestämt, "jag är ledsen, men jag är upptagen”, du får återkomma vid ett senare tillfälle. Genom att be personen återkomma avlastar du ditt eget ansvar och kan lugnt återgå till väsentligheterna. 
  • Planer aldrig dina dagar fulla av aktiviteter. Lämna tid (buffert) för nödsituationer, särskilda sysslor eller annat. 
  • Skjut inte upp det du kan göra nu till senare! Ibland kan man höra personer säga, "ring mig när du kan så bokar vi ett möte”. Mer effektivt är naturligtvis att svara, ”låt oss spara varandra ett samtal och boka in det redan nu”. 
  • Återanvänd material. Många gånger har ett liknande arbetet redan utförts. Återanvänd material som mallar, brev, dokument, presentationer och annat. Uppfinn inte hjulet igen. 
  • Utnyttja IT-stöd i din planering. Kalendrar och aktivitetslistor som påminner dig om aktiviteter. Checklistor, dokumentarkiv och allehanda listor. IT-stöd kan spara dig mycket tid om de används på rätt sätt. 

Att stävja störande element

  • Stäng helt sonika din dörr. Du behöver inte alltid vara tillgänglig, din tid ska förbrukas utifrån dina villkor, inte andras.
  • Har du tillgång till receptionist eller en assistent? Fastställ tydliga riktlinjer för vilka samtal som är lämpliga och inte. Glöm inte att ge receptionisterna/assistenten befogenhet att vidarekoppla eller neka framkoppling av samtal. 
  • Hantera komplexa och viktiga frågor tidigt på morgonen, innan telefonen börjar ringa och e-posten strömmar in. Att påbörja sin arbetsdag en timma innan övriga kan vara förvånansvärt effektivt.

Att stoppa störande element

  • När en person ber om din uppmärksamhet svara med; "visst, återkom vid tretiden i eftermiddag då har jag tid”. Det ger dig kontroll över ditt schema samtidigt som du markerar din integritet.
  • Om personen insisterar på att det är brådskande, berätta hur mycket tid du kan ge personen. Allt för att filtrerar det viktiga från det ”brådskande”.
  • Om du bestämt dig för att bistå en begäran boka en tid då arbetet kan utföras i lugn och ro.

Välj kommun från listan