Sanningen är att en bra brainstorming inte står för sig själv, den kräver ordentligt för- och efterarbete. Vi antar att det gäller en brainstorming av temporär karaktär dvs den grupp som samlas har inte träffats förut, inte gör det igen och valts för just det tema som blir föremål för idéskapandet. Det gäller alltså inte en grupp som regelbundet samverkar och löser problem, där alla känner varandra och har en bakgrund i en serie av idésessioner.
Här följer en mall för hur det kan gå till i en inte alltför liten organisation – som kan vara ett nätverk eller på annat sätt temporär. Vi antar att ett viktigt problem söker sin lösning. Den första uppgiften blir då att samla in, sammanställa och presentera information om problemet, så detaljerat och djupt som möjligt. På den grunden blir frågan: hur kan problemet omformuleras på så många produktiva sätt som möjligt?
Ett konkret exempel: min butik har slutat gå med vinst. Den ytliga frågan blir: hur kan jag få den att sluta ge förlust? Men vi kan generera en rad mer preciserade varianter och därmed mycket mer produktiva (”en bra problemställning är nästan en lösning”): Hur kan jag skylta bättre? Hur få fler kunder? Hur få existerande kunder att köpa mer? Hur minska svinnet? Hur göra kunderna mer köptrogna? Hur göra sortimentet mer lönsamt? Etc.
För varje sådan formulering kan man tänka sig en brainstorming. Eller så visar den i förväg insamlade informationen att några frågor kan uteslutas, några lyftas upp i prioritet. Finns det någon individ som skall ta beslutet om att gå vidare med en eller flera idéer, satsa resurser i dem, så bör vederbörande pressas att göra först en maximal lista av vad allt man kan hoppas av en insatsvärd idé, sedan en detaljering av måste-krav, bör-krav och rena skönhets- eller stilpoäng (det brukar bli 3-4 i varje kategori, och i den första hamnar oftast villkor som har med tid och pengar att göra, kanske kopplade).
För varje problemformulering en idégrupp (om inte problemet är så allmänt att inga experters infallsvinklar behövs, i så fall kan enskilda individers idéstormande vara mera produktivt) – fast kanske samma grupp passar för flera formuleringar (men inte säkert!). Den bör vara så allsidigt sammansatt som möjligt, i ålder, kön, professionell och kulturell bakgrund. Generalister och specialister i blandning, och expertis av lite oväntat slag: i frågan om underjordsborrning en professor i läran om underjordsborrande insekter. När alla engagerats får de var sitt bakgrundsdokument som beskriver problemet, reglerna för brainstorming (ingen kritik, tempo och många idéer, inga regler i övrigt), beskrivning av varför de uppenbara problemlösningarna (som ofta finns) inte fungerar samt en uppmaning att tänka några minuter på uppgiften och skriva ner 3-5 förslag till idéer.
Själva brainstormingsessionen kan göras mer produktiv med en rad tricks som det finns anledning återkomma till. Viktigt är som sagt att ingen kritik skall utövas utan alla idéer, verkligen alla, välkomnas. Dessa bör registreras på blädderblocksblad som tejpas upp efter väggarna i en lokal som helst avviker kraftigt från det vanliga sammanträdesrummet. Om det inte hämmar deltagarna är det en fördel om sessionen bandas. Man kan gärna undvika att ha någon särskild sekreterare eller ”samtalsledare” (uppgifterna får rotera) eftersom ingen skall upplevas stå utanför och titta (kritiskt) på – alla skall delta med liv och lust.
Detta med bandning och sekreterare och blädderblock pekar på den allra viktigaste uppgiften direkt efter sessionen: en detaljerad beskrivning av envar idé. Ty annars blir resultatet en lång lista av obegripligheter, en stenografi omöjlig att tolka, en förspilld satsning.
Dessa mer detaljerade idéer skall man inte vänta sig vara fullgångna. De är råvaran och den behöver förädlas. Följaktligen är det lämpligt att skapa en ny grupp av intressenter i problemlösningen, så att säga internt om de tillfälliga experterna i stor utsträckning var externa. En grupp som får vrida och vända på idéerna, kombinera och vidareutveckla dem, förbättra och bygga på. I första steget gäller det att vara försiktig med att förkasta några idéer alls – idka minibrainstorming av typen: Hur kan vi rädda? Vad kan förbättras?
Till slut (nästan) kan det vara dags att utnyttja kriterielistan för att rangordna. Och därefter vända på kuttingen och fråga ”på hur många sätt kan denna idé (och sedan nästa, och nästa) misslyckas, och hur kan den då räddas?”
Om nu ”beställaren” får förslag som stämmer utmärkt med kriterierna, hur kan då vederbörande ÄNDÅ säga nej :brainstorm – och vad blir våra motargument: brainstorm? Och: när vederbörande säger JA och frågar: Vad blir nästa steg – då svarar vi: … det har vi brainstormat om, med resultatet…!
För att inte förlora sig i onödigt djupa analyser av varje idé är det bra att ha en sund, pragmatisk, universell approach till hur man jämför idéer. En sådan approach är kundnyttoperspektivet.
Varje idé ska ju ytterst vara till stor nytta för någon, för att på så sätt kunna ge oss en intäkt eller annan egennytta tillbaka. Denna nytta för andra (kundnyttan), blir ofta försummad vid brainstorming-sessioner. Det är viktigt att komplettera varje idé, så att var och en av följande fyra aspekter av kundnyttan finns tydligt angivna, och har en hållbar röd tråd:
- Kund: Vem är det som ska ha nytta av detta?
- Behov: Vad är det de ska uppnå med hjälp av det vi gör för dem?
- Produkt: Vad är det konkret vi ska få ur händerna?
- Styrka: Vad måste detta baseras på för slags särpräglad framgångsfaktor?
Dessa fyra aspekter kan vi sedan konsekvent bevaka hela vägen från idéstadiet genom analysfasen, beslutsfasen, genomförandfasen och uppföljningsfasen, och på så sätt säkerställa både att det är en hållbar idé som blir beslutad, och att den blir genomförd med det resultat som avsetts. Se mer...