INSTALLATIONSANVISNINGAR FÖR ENKEL EXCEL FAKTURA

*Detta förutsätter att du har officeprogrammet Excel installerat på din dator för att du ska kunna använda denna faktura.*
 
Ladda ner följande fil:
foretagande_faktura.xlt

Denna innehåller en enkel faktura i Excel med en fakturakopia. Fakturan är byggd i Excel 2003 på PC.
Spara tills vidare ner xlt-filen i mappen "Mina dokument" eller där du anser det enkelt att komma åt filen medans du redigerar den.

För att göra fakturan anpassad till din verksamhet behöver du endast vid ett tillfälle redigera/fylla i alla uppgifter du vill ska vara med på fakturan därefter ska den sparas som Mall lokalt på din dator. Nedan kan du läsa hur du sparar den som mall på din dator.

Starta programmet Microsoft Excel, välj i menyn:
Arkiv -> Öppna -> Leta upp och välj filen där du lagt den. (Det går också bra att bara dubbelklicka på filen där den ligger i datorn så öppnar sig programmet och filen automatiskt)

Ändringarna som du kommer att göra behöver endast göras på fakturan och ej på fakturakopian bortsett från infogning av logotyp.

För att kunna utföra ändringar måste man ta bort bladets skydd. Det gör man under menyn: 
Verktyg -> Skydd -> Ta bort bladets skydd
Där ska man ange förinställt lösenord:
faktura

När man redigerat klart dokumentet är det viktigt att skydda bladet igen under menyn:
Verktyg -> Skydd -> Skydda blad
Där ska man ange skyddets omfång. Förbockad ruta bör vara "Skydda kalkylblad och innehåll i låsta celler". 
Ange det lösenord man vill förse bladet med. 
Se även till att förbockade ruta bör vara Tillåt alla användare av kalkylbladet att: "Markera olåsta celler" 
Tryck sedan på Ok. Du ombeds nu upprepa lösenordet en gång till tryck sedan Ok.

SÅ HÄR REDIGERAR DU DIN FAKTURAMALL

*Kräver att bladets skydd är borttaget*

1. Placera ditt företags logotyp.

Markera rutan "Här placerar (Infogar) du ditt företags logotyp och tar bort denna text.", för att ta bort texten när rutan eller texten är markerad tryck på ditt tangentbords knapp "Backspace" eller "Delete" för att radera textinnehållet. Det finns två former av markeringar i Excel. Antingen är rutan markerad eller så är innehållet i rutan markerat. För att infoga en bild krävs att rutan är markerad detta ser man om rutan har en svart ram runt sig och när man håller muspekaren ovanför den rutan visas ett vitt plus-tecken.

För att infoga en logotyp gå till menyn: 
Infoga -> Bildobjekt -> Från fil (Leta upp och välj den bild/logotyp du vill placera, tryck sedan ok.)
Rekommenderade bildformat att arbeta med är JPG eller PNG.

När du placerat logotypen kan den komma att behöva skalas om för att passa i rutan. För att skala en bild utan att förvränga den klickar man på bilden så att bildens åtta ankarpunkter blir visuella. Gå upp till menyn:
Format -> Bild
I fönstret som dyker upp klickar man på fliken "Storlek". Se nu till att rutorna "Lås höjd-breddförhållandet" samt "Relativt originalbildens storlek" är förbockade. Tryck Ok. 
Håll nu muspekaren över bildens nedre högra hörn så att markören omvandlas till en diagonal dubbelpil. tryck ned vänstra musknapp och dra bildramen så att den ryms inom rutan "Här placerar (Infogar) du ditt företags logotyp och tar bort denna text." När bilden passar innanför rutan markerar du rutan och väljer i menyn: 
Redigera -> Kopiera
Bläddra nu ned i dokumentet till motsvarande ruta på Fakturakopian, markera den rutan och gå till menyn:
Redigera -> Klistra in

Önskar du ett rent textnamn istället för logotyp skriver du företagets namn här. Om du vill anpassa storleken på texten gör du det i verktygsfältet "Formatering". (Skulle formateringsfältet mot förmodan inte synas i ditt program tar du fram formateringen ifrån menyn:
Visa -> Verktygsfält -> Formatering 
(Se till så att Formatering är ibockad.) Verktygsfältet Formatering visas då som standard nedanför menyn. Där kan du själv ställa in val av typsnitt och typsnittets storlek, styra marginaljusteringar och mycket annat.

TIPS! Du kan ge både typsnitt och bakgrund egna färger som överrensstämmer med din verksamhets profilering.

Se nu till att fylla i ditt företags information i övriga celler på fakturan (Ej Faktura kopian då den förinställt kopierar all info du skriver in.) genom att markera dem och skriva in korrekta uppgifter. Skriver du fel trycker du på det röda krysset nedanför menyn i funktionsverktygsfältet. Skriver du rätt trycker du antingen på Tab för att hoppa till nästa cell eller trycker på den gröna bocken nedanför menyn i funktionsverktygsfältet.

När allt är korrekt ifyllt och redigerat ska du skydda ditt blad. enligt instruktionen ovan.

Nu sparar du ditt dokument som mall bland dina övriga mall-filer i Office. Det gör du enligt följande. Markera första tomma Adressrad-cellen i dokumentet. Gå till menyn:
Arkiv -> Spara som
I fönstret som dyker upp väljer du i den nedre dropplisten fil-format "Mall" Den brukar per standard ställa sig i Office egna mapp Mallar. Skulle den inte göra det får du leta upp denna mapp på din dator så att filen lagras på rätt ställe.

Fördelen med att du har den i din mallmapp är att Office snabbt kan hitta filen när du ska öppna en mall. Den öppnar då ett nytt Excel dokument baserat på din mall som du kan spara på din hårddisk, En bra idé kan vara att spara dina fakturor i en egen mapp och när du väljer spara anger du filens namn som nästkommande Faktura nr.

TIPS! Använder du Adobe Acrobat eller PDF Creator kan du enkelt omvandla dina excelfakturor till pdf-dokument så du kan skicka dem via mail. Adobe Acrobat kostar några kronor men intererar sig snyggt i Excel så man bara är ett knapptryck från att skapa en egen pdf från fakturan. PDF Creator som är ett gratisalternativ under GNU General Public License (GPL) går att finna här:
http://sourceforge.net/projects/pdfcreator
För att omvandla till pdf-dokument följ respektive programs rekommendationer. 

TIPS! Om du är på resande fot och vid behov att kunna skapa fakturor. Har en webbmail och tillgång till dator/lånedator. Då kan du maila Excel-fakturamallen till dig själv. På detta sätt kan du smidigt lätt att komma åt att skapa fakturor när du vill. Se till att alla skapade fakturor du gör skickas över till din egen E-mail så du hela tiden sparar dina fakturor lokalt för bokföringen.