Några av de vanligaste sakerna som sliter ut oss människor är att vi drunknar i detaljer. Dessa detaljer tar ifrån oss förmågan att se helheter och vi börjar allt mer bekämpa ”bränder” omkring oss. När vi har gjort detta så är vi så trötta så då vilar vi, vilket snabbt resulterar i en ny ”brand”. Detta mönster brukar snabbt etablera sig och efter ett tag är cirkusen i full gång. Effektiva personer låter aldrig detaljerna ta över jobbet och jobbar du som exempelvis chef så är du bra på att delegera ut ditt arbete.
Många av de personer som är effektiva, som jag har varit mentor åt, tar alltid itu med det som är svårt, på en gång. När detta är gjort kan de ägna tid åt det som är enklare. Med andra ord låter de inte det svåra ligga och bli ”surdegar”. De har även en inställning i att det enbart går att göra en sak i taget, inget ”multitaskande här”. Eftersom de inte multitaskar, så kollar de heller inte av sin mail löpande, utan under bestämda tider. Allt ”mail-gluttande” leder ofta till att ta fokus från det som du ska göra nu, ger utrymme för att nya detaljer tar fokus från helheten vilket gör att ”tiden snabbt tar slut”. Vi bör komma ihåg att de enda som jobbar med akuta saker bör vara sjukvården, där det är frågan om liv eller död. Övriga områden i ett samhälle är sällan så akuta, så att de inte kan vänta en stund.
För många år sedan lärde jag mig att alla papper som kommer till ditt företag ska antingen in i företagspärmen eller så ska de kastas, skapa ingen tredje alternativ ”ifall att” hög. De som har förmågan att kunna sortera på detta sättet spar mängder av tid.
Personer som får tid över, lämnar ”kontorsbordet rent” när de går hem. Med andra ord ligger det inte kvar en massa uppgifter utan de försöker göra färdigt det de kan idag. Som företagare kan ett tips vara att alla papper som kommer till ditt företag ska antingen in i företagspärmen eller så ska de kastas, skapa ingen tredje alternativ ”ifall att” hög. De som har förmågan att kunna sortera på detta sättet spar mängder av tid.
Det finns idag en uppsjö av hjälpmedel-verktyg, för att ordna i detta, få en bättre administrationsstruktur, och är du en effektiv person så förstår du idén med att använda dessa verktyg. Däremot lägger du ingen tid på att konstruera egna verktyg eller tror att det är där magin sitter.
Ett av de största ”tidsslukshålen” är möten. Möten som inte är strukturerade slukar tid i mängder. Därför är en mötesstruktur oerhört centralt för att skapa effektiva arbetsplatser och därmed göra oss själ mer effektiva.
Slutligen kan effektiva personer säga NEJ. De säger inte ”vi får se”, ”återkommer till det” etc. Antingen är det ”ja” eller ”nej”. Det ger en tydlighet till omgivningen och ett nej arkiverar även frågan, så att den inte hamnar i ett ”vi-får-se-sen” läge, som enbart drar energi.
