Oavsett om man jobbar på ett litet eller ett stort kontor så är det ändlösa och ofta onödiga mötet en av arbetsplatsens allra största tidstjuvar. Onödiga möten kostar massor av arbetstid - och därmed även intäkter.
Missa inte fler råd!
Sverige bästa nyhetsbrev för företagare säger vissa. Vad tycker du?
Gör som 20 000 andra företagsledare och entreprenörer och gå med i vårt nyhetsbrev. Vi ger dig de senaste trenderna och tipsen.
Du kan enkelt avanmäla dig och vi garanterar att din e-postadress kommer att hanteras rätt och inte säljas eller lämnas till tredjepart.
Du behöver således inte känna dig illojal för att du tackar nej till ett möte, eller försöker begränsa det i tid. Här får du tio praktiska tips för hantera möten smartare och minimera onödig mötestid. Effektivare möteshantering kan ses som en del av en strävan att lära sig att jobba mer effektivt och prestera mer – med mindre stress.
1. Grundregeln är att undvika möten, om möjligt. Alldeles för många möten sker i onödan och ärendena kan nästan alltid lösas betydligt effektivare per epost eller telefon. Om du får en mötesinbjudning i Outlook, så tacka inte slentrianmässigt ja till den. Bedöm först om mötet är relevant.
2. Begär alltid en agenda av den som sammankallar mötet. Det tvingar den sammankallande att utvärdera om mötet egentligen är befogat, och bidrar till att hålla mötet strukturerat och kort. Ofta kan du svara på frågorna i agendan per mejl.
3. Ifrågasätt på ett hövligt sätt om du behöver vara med hela mötet. Hänvisa till din arbetsbelastning och fråga om du kan delta bara den första timmen av mötet, när just dina områden avhandlas.
4. Använd en mötespolicy i företaget. Här kan ingå vilka som sammankallar, av vilka skäl, samt uppförandekoder som t ex att respektera mötestiden genom att starta i tid och sluta i tid.
5. Stäng av alla mobiltelefoner.
6. Bjud endast deltagare som verkligen krävs och som skall bidra till mötet.
7. Använd 45-minutersmöten eller andra tidsramar som är kortare än 60 minuter. Efter 60 minuter avtar produktiviteten drastiskt och folk ”sitter av” tiden och börjar tänka på annat.
8. Ha stående eller gående möten. Det sätter fokus på tiden och kan t o m bidra till bättre hälsa. Man blir tvungen att hålla ett effektivt möte.
9. Skilj på beslutande möten och kreativa möten.
10. Var strukturerad. Kräv en ordförande, en tidsplan och en tydlig agenda för alla möten. Lägg in agenda, syfte och dokument direkt i kallelsen till mötet för att minimera e-post.
Martin Höckenström
Martin Höckenström är effektivitetskonsult och VD för Life Group. Life Group är ett utbildningsföretag inom arbetsteknik och personlig effektivitet. Företaget lär ut en systematik och konkreta metoder för hur man i sin arbetsvardag ska bli bättre på att sammanställa information, fatta beslut, undvika och minska avbrott såsom mejl och möten, samt prioritera och sortera arbetsuppgifter. Se www.lifegroup.se
Life Group publicerar varje månad korta effektivitetstips liknande mötestipsen ovan, som kan läsas på högst 20-30 sekunder och som sparar mycket tid! Om du vill få dessa tips så kan du anmäla dig här: effektivitetstips@lifegroup.se
Tack för bra tips! Förslag på nu 11 är att minst en gång varje år gå igenom syftet och nytan med varje möte. Det kan vara dags att sluta träffas i just den gruppen.
Oavsett om man jobbar på ett litet eller ett stort kontor så är det ändlösa och ofta onödiga mötet en av arbetsplatsens allra största tidstjuvar. Onödiga möten kostar massor av arbetstid - och därmed även intäkter.
RSS för kommentarer
Förslag på nu 11 är att minst en gång varje år gå igenom syftet och nytan med varje möte. Det kan vara dags att sluta träffas i just den gruppen.