Balansräkningen visar alla tillgångar, eget kapital, avsättningar och skulder en viss dag, balansdagen. Hur balansräkningen ska se ut är lagreglerat. Det finns också regler för hur olika poster ska värderas. När du gör din genomgång av balanskontona, specificerar du alla tillgångar, avsättningar och skulder värderade enligt dessa regler – och summerar respektive balanspost.
Tillgångar
Tillgångar delas upp i Anläggningstillgångar och Omsättningstillgångar. Anläggningstillgångar är avsedda att stadigvarande brukas eller innehas i rörelsen. Övriga tillgångar är omsättningstillgångar.
Anläggningstillgångar
Anläggningstillgångar delas in i tre grupper: immateriella, materiella och finansiella. Dessa grupper delas i sin tur in i poster. Några av dessa redogör vi för här.
Hyresrätter och liknande rättigheter
Om ditt företag förvärvar en hyresrätt ska beloppet anges här. Avskrivningar ska göras på anskaffningsvärdet.
Inventarier, verktyg och installationer
Här redovisas de flesta materiella anläggningstillgångarna i ej tillverkande företag. Från anskaffningsvärdet görs avdrag för avskrivningar. Alla inventarier etc ska vara förtecknade i en särskild förteckning (anläggningsregister). Helst skriver du löpande in i förteckningen uppgifter om anskaffade och försålda inventarier och avskrivningar på dessa så att saldot i registret alltid stämmer överens med saldot i bokföringen.
Omsättningstillgångar
Omsättningstillgångar delas in i fyra grupper: Varulager m.m, Kortfristiga fordringar, kortfristiga placeringar samt Kassa och bank. Dessa grupper delas i sin tur in i poster. I det följande redogör vi för några av dessa.
Råvaror och förnödenheter, handelsvaror, etc
Under dessa rubriker tar du upp omsättningstillgångar som är avsedda för försäljning eller förbrukning i verksameheten. Du ska ta upp de varor som inköpts eller framställts inom företaget under året (eller eventuella tidigare år) och som finns kvar på balansdagen.
Värdet på ditt varulager ska grundas på en fysisk inventering. Var noga med att varorna värderas korrekt – normalt till anskaffningsvärdet. Om ett beräknat försäljningsvärde (med avdrag för försäljningskostander) för vissa varor är lägre än anskaffningsvärdet, ska du ta upp dessa varor till det lägre värdet.
Förskott till leverantörer
Här anger du betalningar i förskott för varor och tjänster som inte levererats. Om förskottet avser något som ska användas i flera år ska det redovisas som en anläggningstillgång.
Kundfordringar
Här summeras beloppet på dina utgående fakturor som kunderna ännu inte betalt – minskat med eventuellt belopp som du inte tror dina kunder kommer att betala. Kom ihåg att helst fakturera alla varor som du levererat och tjänster som du utfört före balansdagen.
Övriga fordringar
Kan vara fordringar av olika slag som inte hör hemma under de övriga rubrikerna, t ex fordringar hos personal och i vissa fall momsfordran.
Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter
Det här raden används för alla de utgifter som tillhör det nya året, men som du redan bokfört. Det kan vara försäkringspremier, hyra och bonus. Här redovisas också eventuella intäkter som du tjänat in, men som du inte hunnit fakturera.
Kassa och bank
Här anges summan av de likvida medel företaget ha på balansdagen. I den löpande bokföringen har du säkert haft olika konton för kassa, bank och plusgiro.
Balansräkning i förkortad form
Tillgångarna redovisas under rubrikerna Anläggningstillgångar, som delas in i posterna Immateriella, Materiella samt Finansiella, och Omsättningstillgångar, som delas in i Varulager m.m, Kortfristiga fordringar, Kortfristiga placeringar samt Kassa och bank. Exempelvis ingår då kundfordringar i posten Kortfristiga fordringar.
RÅD:
Vänta inte för länge med att förbereda årsbokslutet. Oklarheter måste redas ut i god tid. Räkna med att rutinerna kring ditt första årsbokslut tar längre tid därför att du är ovan. Årsbokslutet görs klart så snart som möjligt. Det är viktigt att du har full kontroll över hur det går för företaget. Beloppen i årsbokslutet är också till god hjälp när budgeten för nästa år ska göras.
Eget kapital och skulder
Eget kapital redovisas olika beroende på företagsform. Skulderna delas in i Långfristiga och Kortfristiga skulder, som i sin tur delas in i poster. Med långfristiga skulder avses skulder som inte ska betalas inom ett år. Andra skulder är kortfristiga. Företaget kan också ha Obeskattade reserver och Avsättningar. Här är några kommentarer till de rubriker och poster som kan vara aktuella för ett nystartat företag.
Eget kapital
I enskild näringsverksamhet adderas ingående eget kapital med årets vinst och eventuella kapitaltillskott. Förlust och kapitaluttag minskar det ingående kapitalet. I ett handelsbolag görs motsvarande bokföring på respektive delägares kapitalkonto.
Avsättningar
Här redovisas förpliktelser som hör till räkenskapsåret och som på balansdagen är säkra eller sannolika till sin förekomst men ovissa till belopp eller den tidpunkt då de ska infrias. Ett exempel på en avsättning kan vara ett garantiåtagande.
Skulder till kreditinstitut
I denna post redovisas företagets banklån. En utnyttjad checkräkningskredit kan du också redovisa här om den är förnyad.
Leverantörsskulder
I posten redovisas alla leverantörsfakturor som inte är betalda på balansdagen.
Övriga skulder
I posten redovisas personalens källskatter, arbetsgivaravgifter samt andra skulder som inte hör hemma under andra rubriker.
Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter
I denna post ingår kostnader som du räknar med att få betala i framtiden men som egentligen hör till detta år, t ex levererade varor där faktura tas emot efter balansdagen, semesterersättning, sociala kostnader, arvoden och upplupna räntekostnader. Beloppen ska styrkas med så bra underlag som möjligt. Här redovisas även eventuella intäkter som du fått i förskott men ännu inte tjänat in.
Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser
Balansräkningen och resultaträkningen ger inte ensamma en fullständig bild av företagets ekonomiska ställning. Kompletterande information under denna rubrik behövs därför om företaget pantsatt några tillgångar, t ex i form av företagsinteckningar, eller gjort utfästelser i form av t ex borgensförbindelser.
Balansräkning i förkortad form
Rubrikerna Eget kapital samt Ställda säkerheter och Ansvarsförbindelser redovisas på samma sätt som ovan. Skulderna redovisas däremot endast i posterna Obeskattade reserver, Avsättningar, Långfristiga skulder och Kortfristiga skulder. Exempelvis ingår leverantörsskulder i posten Kortfristiga skulder.
Resultaträkningen
Resultaträkningen visar hur det gått för företaget under räkenskapsåret. Resultaträkningen ska upprättas antingen funktionsindelad eller kostnadsslagsindelad.
Ett företag kan fritt välja mellan de två uppställningsformerna. (Tänk dock på att när du valt uppställningsform får du bara byta om det finns särskilda skäl m m.) I vårt exempel har vi visat en resultaträkning indelad efter kostnadsslag eftersom det är den uppställningsform som används i så gott som alla företag av denna storlek.
Ytterligare upplysningar och underskrift
Årsbokslutet ska, utöver resultat- och balansräkning, innehålla upplysningar om vilka principer som använts för värdering av t ex tillgångar och skulder och om hur värdet av varje post som redovisats som anläggningstillgång har beräknats. Upplysningar lämnas oftast i noter efter resultat- och balansräkningen. Årsbokslutet ska undertecknas av den enskilde näringsidkaren respektive av delägarna i ett handelsbolag. I företag som företräds av en styrelse ska årsbokslutet skrivas under av samtliga styrelseledamöter.
