Fakturamall i Excel – gratis och med automatisk momsberäkning

Vad ska en faktura innehålla?

En fullständig faktura ska innehålla uppgifterna i tabellen nedan. Saknas något kan köparen få problem med momsavdraget, och fakturan kan ifrågasättas vid en kontroll. Reglerna finns i Skatteverkets genomgång av fakturering.

Är säljaren ett aktiebolag ska fakturan också ange bolagets namn, organisationsnummer och den kommun där styrelsen har sitt säte. Det finns plats för det i mallens sidfot.

Förenklad faktura

Vid försäljning för högst 4 000 kronor inklusive moms räcker det normalt med en förenklad faktura. Den ska bland annat innehålla datum, uppgifter som identifierar säljaren, vad som sålts och momsbeloppet eller uppgifter som gör det möjligt att räkna ut det. I vissa fall krävs en fullständig faktura även vid lägre belopp. Mallen fungerar för båda sorterna.

Så fungerar mallen

Fyll i de grå fälten. Varje rad har en rullista där du väljer momssats: 25, 12, 6 eller 0 procent. Mallen räknar ut beloppet per rad, summerar underlag och moms för varje momssats, avrundar till hela kronor och visar summan att betala. Rabatt kan anges i procent per rad. Glömmer du momssatsen på en rad blir cellen röd och mallen visar en varning. Beräkningsformlerna är skyddade så att de inte skrivs över av misstag.

Väljer du 0 procent moms ska fakturan ange varför, till exempel ”Undantag från momsplikt” eller ”Omvänd betalningsskyldighet”. Mallen har ett eget fält för det och varnar om det är tomt.

Förfallodatum räknas fram som fakturadatum plus 30 dagar. Har ni andra villkor kan du skriva in ett eget datum. På fliken Instruktioner finns en kort genomgång av mallen och momsreglerna.

Vilken momssats gäller?

De flesta varor och tjänster har 25 procent moms. Restaurangtjänster och hotell har 12 procent. Livsmedel, inklusive mat för avhämtning, har tillfälligt 6 procent från den 1 april 2026 till och med den 31 december 2027. Sex procent gäller också bland annat för böcker och persontransporter. Läs mer om moms och om moms vid handel med utlandet, där reglerna är mer komplicerade.

Betalningsvillkor och dröjsmålsränta

Mellan företag är 30 dagars betalningstid vanligt, men ni kan avtala om kortare tid. Längre betalningstid än 30 dagar kräver att parterna uttryckligen har kommit överens om det. Skriv betalningsvillkoren tydligt på fakturan, till exempel ”30 dagar netto”.

Betalar kunden för sent har du rätt till dröjsmålsränta. Har ni inte avtalat något annat är räntan Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter. Är kunden ett företag har du också rätt till 450 kronor i förseningsersättning. En påminnelseavgift får vara högst 60 kronor och måste ha avtalats i förväg. Den kan inte tas ut utöver förseningsersättningen. Använd vår mall för betalningspåminnelse om fakturan inte betalas i tid.

Fakturor till offentlig sektor

Fakturerar du myndigheter, kommuner eller regioner efter en offentlig upphandling krävs en elektronisk faktura i ett strukturerat format. Peppol BIS Billing 3 är den rekommenderade standarden. En Excel-fil eller PDF räknas inte som e-faktura. För det behöver du ett faktureringsprogram eller en e-fakturatjänst.

Fler mallar för fakturering

Ska kunden få ROT- eller RUT-avdrag använder du vår fakturamall för ROT och RUT. Behöver du kreditera en faktura finns en mall för kreditfaktura.

Söker du fortfarande den äldre versionen av fakturamall i PDF finns den här.

Fakturerar du ofta kan ett faktureringsprogram kopplat till bokföringen spara mycket tid. Många program kan också skicka påminnelser automatiskt och föra över fakturorna direkt till bokföringen.