Affärshändelser är allt som påverkar ekonomin i verksamheten – en förändring av en tillgång eller skuld eller en åtgärd som orsakar en kostnad eller ger en intäkt. Du gör t ex en utbetalning från bankkontot, betalar hyran för den lokal där verksamheten bedrivs, betalar lön, köper material eller säljer en vara. Samtliga affärshändelser ska dokumenteras. De uppgifter som visar sådana händelser i din rörelse kallas verifikationer. Det måste finnas en verifikation för varje affärshändelse. De utgör underlag för bokföringen.
Verifikationer kan vara kvitton, fakturor, utbetalningsbesked, inbetalningsavier, m.m. Det kan vara pappersdokument men det kan också vara elektroniska uppgifter, t ex erhållna via e-post.
Huvudregeln är att du alltid ska använda den ”handling” du får som verifikation. Det är särskilt viktigt att tänka på när uppgifterna erhålls elektroniskt. Bokföringslagen tillåter nämligen inte att du skriver ut uppgifterna på en skrivare och därmed förstör de elektroniska uppgifterna. De måste sparas även om du gör en pappersutskrift. På motsvarande sätt ska pappersdokumenten sparas om du överför uppgifterna till elektronisk form genom scanning. Även om en handling inte direkt skulle behövas för själva bokföringen, är det klokt att ändå spara den. Spar hellre för mycket än för lite.
Alla verifikationer ska enligt lag innehålla följande uppgifter:
Datum – när den sammanställdes
Datum – när affärshändelsen inträffade
Kort beskrivning av vad affärshändelsen avser
Hela beloppet med en specificering av momsbeloppet
Motparten – med vem eller vilket företag som affärstransaktionen gjorts upp
Eventuell hänvisning till underlag som du av praktiska skäl förvara separat, t ex hyresavtal och andra avtal eller handlingar
Alla noteringar ska vara skrivna på ett ”varaktigt” sätt. Utöver bokföringslagens krav kan bestämmelser även finnas i annan lagstiftning.
Skriva verifikation själv?
Ibland händer det att du inte automatiskt får ett underlag, t ex vid mindre inköp eller parkeringsavgifter. Då ska du begära en verifikation, ett ”skrivet” kvitto, om det är möjligt. I annat fall skriver du en verifikation själv med alla uppgifter som en verifikation ska ha. Du kan t ex använda en särskild blankett, en bokföringsorder, som finns att köpa. I flertalet bokföringsprogram finns även en ”bokföringsorderfunktion” vilket gör det möjligt att göra bokföringsordern direkt i datorn.
Ordna verifikationer
Verifikationer samlar du på ett ställe i datumordning. Följesedlar och s.k. slipar från kontorsinköp sparas till dess faktura kommer och häftas ihop med denna.
Sätt in verifikationer varje dag i en pärm. Då kommer de automatiskt i datumordning. Häfta gärna fast små kvitton på A4-papper. Det underlättar förvaring och hantering. Flera små kvitton på samma sorts utgifter kan häftas fast på samma papper. Verifikationerna ska helst numreras i samband med att de sätts in i datumordning. Överst i högra hörnet är tydligt. Numret kallas för verifikationsnummer och används sedan när du bokför affärshändelsen. Den som bokför kan också skriva dit numret i samband med själva bokföringen.
Verifikationerna numreras i en löpnummerserie som bör hållas obruten under året. I vissa fall kan det vara praktiskt med flera nummerserier för olika typer av verifikationer. Med hjälp av numret hittar du lätt från verifikationen till bokföringen och vice versa.
Betalningsrutin
Ett sätt att hålla ordning på sina betalningar är att göra på följande sätt: Sätt in inkommande räkningar och fakturor i en särskild pärm t ex ordnade efter förfallodag. Vid betalningen skriver du på hur de betalats och när (”bet per Pg den …”) och flyttar över till pärmen betalda fakturor.
RÅD
Det viktigaste rådet vi kan ge i den här handledningen är att hålla ordning på verifikationerna. Varför? Bokföringslagen kräver att du har ett ordnat system. Men även för din egen och företagets skull behövs ordning och reda. Varje minut som du själv eller en redovisningskonsult måste använda för att reda ut oklarheter är dyrbar. Oavsett om du sköter bokföringen själv eller anlitar hjälp, ska du samla och ordna verifikationerna själv. Du får annars inget fast grepp om ekonomin i företaget. Oreda i bokföringen kan också medföra att du kanske betalar leverantörer eller skatter för sent eller felaktiga belopp. Konsekvenserna kan bl.a. bli extra – och onödiga – kostnader i form av dröjsmålsräntor och förseningsavgifter.
Bokföringsnämnden (BFN) är en myndighet under regeringen (Finansdepartementet) med egen instruktion och eget anslag. BFN har huvudansvaret för utvecklandet av god redovisningssed i företagens bokföring och offentliga redovisning. Detta sker bland annat genom att nämnden ger ut regler, allmänna råd och informationsmaterial om bokföring, bokföringslagen och årsredovisningslagen. Att meddela normer till småföretagare och i övrigt ge information i redovisningsfrågor till dessa är således en av BFN:s huvuduppgifter.
BFN är statens expertorgan på redovisningsområdet. Nämnden och dess kansli biträder regeringskansliet i redovisningsfrågor, deltar i utredningar inom kommittéväsendet samt yttrar sig över författningsförslag. En annan viktig uppgift för nämnden är att avge yttranden till domstolar om vad god redovisningssed innebär i olika avseenden.
Här har du fler länkar till bla böcker som hjälper dig att bokföra snabbare, på rätt sätt, enligt bokföringslagen:
I det här kapitlet visar vi hur du kan ordna alla underlag för bokföringen på ett praktiskt sätt. Det är första steget i själva bokföringen.
Alla verifikationer ska enligt lag innehålla följande uppgifter:
Ordna verifikationer
RÅD
RSS för kommentarer
