Starta
Driva & Utveckla
Marknadsföring
Ekonomi
Mer

Budgetera med Marco och Emma

Dela artikeln
fredag, 25 september 2009 0
ALMI

av

Budgetering

Försäljningsbudget

Här är ett exempel du kan följa och lära dig av. Exemplet är påhittat men du kommer att förstå bättre hur man gör en budget.

Marco och Emma tänkte, funderade och grubblade på hur de skulle kunna bedöma hur mycket de skulle kunna sälja första året. De insåg att det här var den enskilt svåraste posten att budgetera, svårare än alla kostnader. Genom den analys av marknaden som de gjort i sin marknadsundersökning visste de att det borde finnas ett bra kundunderlag för en butik som deras på orten.

Använd denna budgetmall

Visserligen fanns det andra möbel- och inredningsbutiker men ingen som hade den speciella inriktning som de tänkte sig. Med hjälp av sin rådgivare på ALMI hade de tittat på siffror på liknande butiker på andra orter och fått mera klart för sig hur mycket de borde omsätta och ungefär hur kostnadsstrukturen såg ut. Marco har också talat med sin kompis Iman som har en inredningsbutik i en annan del av landet. Även leverantörerna hade varit till stor hjälp vid diskussioner om prisnivåer och tänkbara volymer. Den största delen av möbelsortimentet skulle säljas via utställningen i butiken och tas hem på beställning när kunden gjort sitt val. En del av möblerna var Marco och Emma tvungna att lagerföra själva.

Genomsnittlig marginal på möbler beräknade de till 30 %. Med marginal menade de försäljningsintäkter minus varornas kostnader.

Prylar och inredningsdetaljer har en betydligt högre marginal än möbelsortimentet och kräver inte samma beslutsprocess hos kunden. Här räknade Marco och Emma med fler spontankunder, kunder som droppar in för att få en idé eller kanske köpa en present. De räknade med att genomsnittskunden köper för ca 300 kr/köp (inkl moms). Cirka 6 kunder om dagen borde inte vara någon omöjlig siffra. Iman hade berättat att hon normalt brukade göra ett påslag på inköpspriset på 2,5 till 3 ggr på inredningsdetaljer men påpekade att Marco och Emma inte bara kunde göra det så lätt för sig utan också se vilka priser som kunde vara rimliga. Genomsnittlig marginal för inredningsdetaljerna beräknade Marco och Emma slutligen till ca 65 %. Med justeringar för svinn, kassationer och felinköp så budgeterade de med ett utfall på 58 %.

Marco tänkte också ta inredningsuppdrag. Här gällde offerter med fast pris på de lite större uppdragen, vanligtvis mot företag och ofta timpriser vid mindre uppdrag typ homestyling. I de större uppdragen tänkte Marco samarbeta med andra företagare i nätverket, snickare, målare, marknadsbyråer och bästa kompisen Charlie som är ljussättare. Marco trodde att de skulle kunna dra in 180 000 kronor plus moms på inredningsuppdrag.

Försäljning per kundtyp, per geografiskt område, per bransch, per produktgrupp eller annan indelning anges nedan liksom motsvarande varukostnad och inköp från tjänsteleverantörer (t.ex. konsulttjänster eller hantverkstjänster).

Ett företag kan t.ex. dela upp sin budget på nyförsäljning av huvudprodukten, försäljning av tillbehör respektive reparationer.

Kapitalbehov och finansiering

Cosi Design AB skall ha lokaler som ger besökarna inspiration att intressera sig mera för inredningen i sina hem. Nu hade Marco och Emma hittat den perfekta lokalen. Ett tomt gammalt magasin. Fastighetsägaren var inte villig att sälja magasinet men erbjöd sig i stället att rusta upp och bygga om lokalerna som Emma och Marco ville ha dem.
 
Iordningställande av lokaler. Ombyggnad, inredning, kontorsutrustning
Den slutliga finishen på lokalerna stod Marco och Emma för själva. Det handlade i huvudsak om att måla och dekorera lokalen och att bygga upp utställningen i butiken. Dessutom behövde de utrusta kontoret, skaffa dammsugare mm. Möblerna till kontoret köpte de begagnade och lite hade de själva. Totalt budgeterade de 50 000 kr för dessa kostnader.

Maskiner. Verktyg. Utrustning som skall användas i flera år
I denna post ingick pall och hyllställ för 10 000 kr, ett larm för 15 000 kr, en handtruck för
7 000 kr samt datautrustning för 18 000 kr, totalt 50 000 kr.

Marknadsföringsmaterial
Emma och Marco ville inte snåla på marknadsföringen vid uppstarten av företaget. Därför tog de kontakt med sin kompis Anita Brask som är delägare i en marknadsföringsbyrå med gott renommé. Tillsammans med Anita gick de sedan igenom vad Cosi Design AB ville kommunicera ut till de kundgrupper de skulle vända sig till. Slutresultatet blev en ganska omfattande kampanj inkl. webb men ändå till ett rimligt pris. I priset ingick även skyltmaterialet till butiken. Den inledande marknadsföringsinsatsen budgeterade Emma och Marco till 100 000 kr.

Varulager. ”Startlager” till inköpspris
Även om Cosi Design AB skall ta hem en stor del av möbelsortimentet först efter det att kunden beställt, skulle det krävas ett ganska stort startlager. Alla visningsmöbler skulle de bli tvungna att köpa in plus att en del av sortimentet skulle vara lagervaror. Det visade sig också att skulle man ha något att erbjuda i den ganska stora lokalen, så fick det inte se för tomt ut. ”Glesa lokaler kan skrämma en del kunder”, sa den erfarna bankkvinnan till dem när de diskuterade eventuella lån. Egentligen hade Emma och Marco tänkt att ”bara” ha ett startlager på 500 000 kronor men övertalades av banktjänstemannen att fylla butiken rejält inför invigningen. Totalt budgeterade de för ett varulager på 850 000 kr. Det motsvarar cirka fyra månaders försäljning. Vid en jämförelse med andra företag i branschen föreföll det vara en rimlig siffra.

Marco och Emma var inte helt säkra på om de vågade köpa in ett så stort startlager men såg hellre att de hade ett rejält kreditlöfte än att de blev underfinansierade.

Likvida medel d.v.s. pengar i kassa och bank
I samråd med banken bestämde de att denna post skulle uppgå till 100 000 kr.

Extra rörelsekapital i starten i väntan på pengar från kunderna
Eftersom Emma och Marco vid starten inte kunde veta hur stor andel som skulle bli kontantförsäljning och hur mycket som skulle faktureras, kände de att de ville ha pengar tillgängliga för att kunna betala de första månadshyrorna, löner till extrapersonal i samband med invigningen mm. Det gick ju heller inte att förutsäga hur snabbt kunderna skulle hitta till butiken och börjar köpa. De ansåg att de behövde 100 000 kr.

Moms på ovanstående (ingående moms)
Momsen beräknas på de fyra första av ovanstående poster. Momsen är ingen kostnad för företaget men den måste dock betalas till leverantörerna innan Cosi Design AB får tillbaka pengarna från Skatteverket. Därför måste momsen ingå i kapitalbehovsberäkningen. Summan blev 263 000 kr.

Reserv för oförutsett
Det är inte alltför ovanligt att det dyker upp både en och två ”obehagliga kostnadsposter” i samband med uppstarten av ett företag. Marco och Emma ville vara riktigt säkra på att de hade pengar så att de kunde klara de första tuffa månaderna. De bestämde sig för 87 000 som en reserv för oförutsedda kostnader.

Finansiering
Marco och Emma hade hoppats på att det skulle räcka med att gå in med ett aktiekapital på 100 000 kr. Det visade sig dock att såväl banken som ALMI tyckte att det var en alldeles för låg andel i förhållande till det totala kapitalbehovet. Cirka 20 % behöver ni sätta in själva, var kreditgivarnas gemensamma uppfattning. Sagt och gjort. När de gått igenom sina samlade besparingar visade det sig att de hade 175 000 kr att satsa i företaget. Nu var det så lyckligt att Emmas mormor precis hade sålt sin villa och hade gott om likvida medel. Hon lånade mer än gärna ut 125 000 kr till de båda mot löfte om att hon skulle få hjälpa till i tygavdelningen. Inga problem, lovade Emma. Mormor var nämligen pensionerad syslöjdsfröken.

Resterande finansiering löstes genom att banken beviljade ett långfristigt lån på 300 000 kr och en checkkredit på 250 000 kr. Dessutom fick de en tillfällig kredit i banken på 250 000 kr för att finansiera momsen.

Nu var det bara ALMI kvar. De beslutade att gå in med resterande 500 000 kr. När finansieringen var löst firade Marco och Emma med att bjuda Emmas mormor på en god middag.

Kapitalbehov och finansiering.

Resultatbudget

Nu var det dags att ställa samman den slutliga resultatbudgeten. Det var riktigt spännande. Skulle deras antaganden om intäkter och kostnader peka på vinst eller förlust?

Intäkterna och de rörliga kostnaderna hämtade de från försäljningsbudgeten.

”Rådgivarens tips till Marco och Emma: Det är ofta bra att göra två alternativa budgetar. En som känns möjlig och realistisk, en som är mer pessimistisk.  

Löner och sociala kostnader i blanketten
Marco och Emma insåg att eftersom de skulle ha öppet sex dagar i veckan så skulle de tidvis behöva hjälp i butiken. Särskilt om Marco skulle arbeta med externa inredningsuppdrag. Visserligen hade Emmas mormor och Marcos föräldrar lovat att ställa upp gratis på lediga stunder men de ville inte utnyttja dem hur mycket som helst. De budgeterade med att kunna timanställda motsvarande ungefär en person på halvtid. De kollade med Handelsanställdas förbund för att få reda på vilken lönenivå de skulle budgetera med.

"Ägarnas lön blir ju som ett dragspel” hade ALMI-rådgivaren sagt. ”Går det sämre än förväntat får ni sänka era anspråk men går det å andra sidan bra kan ni antagligen höja er lön på sikt.” När de funderat och räknat ett slag budgeterade de med en ägarlön som de fann rimlig.

Sociala kostnaderna räknade de fram med den procentsats som fanns på budgetblanketten.

Övriga kostnader
Nu var det bara att stega sig ner genom kostnadsposterna.

Lokaler: Enligt Cosi Design AB:s hyreskontrakt ingick el, värme och sophämtning i hyresavtalet, så de multiplicerade månadskostnaderna med tolv. Hyran var satt till 20 000 kr i månaden med hyresrabatt på 50 % de tre första månaderna. 30 000 kr räknade de med att behöva lägga ner för att iordningsställa lokalerna.

Kontorsmaterial telefon, porto etc: I kostnaderna ingår förutom löpande telefonräkningar och kontorsmaterial anskaffning av abonnemang för telefon och Internet samt bokföringsprogram. Även om Marco och Emma inledningsvis skulle ha hjälp med bokföringen så ville de ha det på hemmaplan. Därför skaffade de ett eget affärs- och bokföringsprogram.

Marknadsföring: I starten satsade Marco och Emma 100 000 kr på marknadsföringen men utöver detta har de budgeterat med ytterligare 50 000 kr i löpande kostnader för annonser och liknande under året.

”Rådgivarens tips till Marco och Emma: Var inte för snåla när ni budgeterar marknadsföringskostnaderna. De underskattas ofta av nystartare. Det betyder inte att ni skall slösa. Många kreativa marknadsinsatser som inte kostar så mycket kan ge nog så god effekt. Men de ska vara proffsigt utförda.

Bokföring. Revisor: Eftersom Marco och Emma har ett aktiebolag måste de ha en revisor som kostar en slant. De har kontaktat några revisorer och bestämt sig för en som verkade förtroendeingivande och dessutom hade ett rimligt arvodeskrav.

Företagets försäkringar: Marco begärde in offerter från några olika försäkringsbolag. De visade sig vara ganska likvärdiga både till innehåll och pris. Det sompåverkade premien mest var om rörelsen drevs i en byggnad av sten eller trä. Löneuttag och varulagrets storlek skulle också påverka premien. 

Leasing och hyra av utrustning, övriga köpta tjänster: I budgeten drev Emma igenom leasingkostnader för en mindre skåp- eller lastbil. De har ännu inte tagit beslut om en sådan anskaffning utan kommer till en början att använda kompisen Arturs täckta släpkärra som de får hyra till vänskapspris. 

Diverse övriga kostnader är en sammanställning av ett antal olika kostnadsposter som uppstår i ett företag. I Emmas och Marcos fall är det diverse handverktyg, plockvagn, dammsugare och andra förnödenheter. 

Avskrivningar har de budgeterat till 20 % på de investeringar de budgeterat ovan. 

Räntekostnaderna är budgeterade utifrån de räntesatser de fått från banken och ALMI och i vilken utsträckning de beräknar utnyttja den beviljade checkkrediten. 

Hur blev då det budgeterade resultatet? Budgeten visar på + 16 000 kr. 

”Rådgivarens tips: Strama åt lite här och där på kostnadssidan! Intäkterna blir kanske inte som förväntat. Ni tycker att ni har gjort en realistisk budget och den har ju faktiskt godkänts av både banken och ALMI.

I budgeten som ni lagt för år två har ni räknat med en intäktsökning på ca 20 % och ett betydligt bättre resultat. Det verkar rimligt. Det ger ju också chans till en löneförhöjning.

Resultatbudget

Vi önskar Marco och Emma lycka till. Vill du se hur det första året gick får du gå vidare till avsnittet om bokföring och redovisning. I Ekonomi – Fördjupning.

Om det skulle visa sig att din budget pekar på förlust bör du ställa dig följande frågor:

  • Går det att öka försäljningen? Förändra produktmixen (se avsnitt Marknad)?
  • Kan du minska kostnaderna? Kan du minska varukostnader eller fasta kostnader?
  • Kan du höja priserna?
  • Är du beredd att lägga ner projektet eller omforma affärsidén? 

Resultatbudget i handelsbolag

Det går alldeles utmärkt att budgetera även för enskild firma och handelsbolag på det sätt som Marco och Emma har gjort. Det ger det stöd som behövs för att bedöma om företaget kan bli lönsamt.

Med samma budgeterade intäkter och kostnader skulle Marco och Emma gjort följande resultatbudget om de valt att ha handelsbolag. De börjar med att skriva in den lön, som de anser att de måste ha för att det skall vara acceptabelt att starta företaget och kunna leva på det. Det gör de längst ner i mallen. Där finns raden Normallön. De räknar också fram egenavgiften. Den motsvarar arbetsgivaravgiften. Företaget måste kunna ge en vinst som överstiger summan av normallönen och egenavgiften. Alla poster i resultatbudgeten är samma som i aktiebolaget utom att ägarlön och arbetsgivaravgift har tagits bort. Resultatet visar sig vara större än ägarkravet på normallön. Första året är det 391-372= +19, andra året 665-498=+167. Eftersom det är handelsbolag delas resultatet upp på delägarna utifrån den fördelning de kommit överens om.

Läs vidare om Ekonomiska samband och begrepp under Fördjupning! Ännu bättre grepp får du om du dessutom läser om företagsformer och skatter mm i avsnittet Administration, Starta och driva företaget. Gör sedan din egen budget!

ÄMNEN:

Senaste nytt

Välj kommun från listan